A tervezőcégeket megismerve mindkét esettel találkozunk: van, aki a teljes dokumentációs költséget belső költségként számolja el, a munkavégzés egyfajta eszközének a költségeként, és vannak, akik külön tételként feltüntetik az árajánlatukban, és így az a megrendelőt terheli.

Azon a problémán túl, hogy ez a továbbszámlázás mennyire kivitelezhető, a megrendelők hajlandóak-e fizetni érte, érdekes kérdés még, hogy ennek a tételnek a költsége hogyan határozható meg pontosan. A pontos nyilvántartás nem lehet túlzott követelmény, hiszen, ha csak saccolunk, azzal vagy rosszul járunk, vagy a tételes, pontos elszámolás hiányában a megrendelő felé nehezen érvényesíthető az elszámolás.

A körülbelüli felhasználás – saját nyomtató és másolórendszer esetén – talán a papírfogyasztás alapján jól közelíthető, de precíz nyilvántartást szinte lehetetlen így vezetni. Megnehezíti az adminisztrációt a különböző méretű tervlapok gyűjtése, vagy az, hogy cégen belül – szerencsés esetben – egyidőben több projekt is fut, több tervdokumentációval, még több munkaközi példánnyal, és így tovább.

Tehát, ha már „hárítunk”, akkor azt érdemes részletes és pontos adatokkal alátámasztani.
Erre kiváló eszköz az ún. számláló v. account szoftver, amelyet szinte minden plotteres cég forgalmaz a berendezései mellé. A szoftverek felépítése és lekérdezési lehetőségei eltérőek lehetnek, azonban az alábbiakban közösek (legalábbis a jobbakban):
-    tételesen (papírszélesség, nyomtatási típus, időszakok stb.) gyűjtik az adatokat
-    felhasználói jogosultsághoz kötik a hozzáférést
-    generálni lehet felhasználói csoportokat (xy osztály), projekeket, amelyekhez a gyűjtött adatok a kért összeállításban egy gombnyomással lehívhatók

Tehát könnyen cégre szabható a nyilvántartási és lekérdezési felület, folyamatosan nyomon követhető a dokumentálás mennyisége, költsége, és a leadás pillanatában igény szerinti elszámolás kérhető.

Ezek a szoftverek fizetősek, míg néhány alap verziójuk (amely a fentiekhez képest igen csekély funkcióval bírnak) ingyenesek. A költségkövető beruházás néhány százezertől a fél millióig bezárólag alakul, de ha összevetjük az eddig – adatok hiányában – ki nem számlázott dokumentációs tételekkel, gyorsan behozhatja az árát.
Mivel gyártónként nagyon eltérő szoftverekről van szó, szeretném felhívni a figyelmet, hogy elszámoló, számláló v. account szoftverek között óriási különbségek lehetnek, ezért a megvásárlást, kiválasztást megelőzően sok meglepetéstől kímélhetjük meg magunkat, ha TESZTELJÜK őket.

További információk:
www.plottermania.hu